Bien ranger ses documents sur son pc

Bien ranger ses documents sur son pc

1 - Les pré-rangements :

La plupart des pc récents ont prévus des « pré-rangements », ainsi à partir de l’explorateur Windows (icône de la disquette en bas de l’écran), vous avez généralement (cela peut se présenter un peu différemment selon les versions de Windows) :

-          Mes documents

-          Mes images

-          Mes vidéos

-          Mes téléchargements

Les zones « mes téléchargements » et « mes documents » sont des endroits où s’accumulent naturellement de nombreuses informations (fichiers) et deviennent vite encombrés, ce qui rend plus difficile la recherche d’un document.

Il est recommandé, de temps en temps, de parcourir ces zones et replacer les documents dans leur endroit de destination, en faisant « glisser » ces documents :

-          Les photos dans « mes images »

-          Les vidéos dans « mes vidéos »

-          Les documents tels que factures, relevés bancaires, résultats d’analyse, devis, relevés de mutuelles, garanties, ….sont à ranger dans « mes documents ».

Dans « mes images » les photos peuvent ensuite être rangées par année, date, type d’évènement….ou tout autre organisation, afin de retrouver plus facilement celles que l’on recherche.

Dans « mes documents », on peut créer des dossiers, puis des sous-dossiers, pour y ranger ses documents, par exemple :

-          Personnel

o   Factures

o   Relevés

o   Impôts

o   Analyses médicales

o   Notaire

o   Voiture

o   Retraite

-          Associations

o   Club de Montagne

o   Club des Muguets

o   SPDV Culture

-          Vie municipale

o   Xxx

o   Yyy

Limitez-vous à 10 sous-dossiers maximum par dossier, sinon cela devient difficile à utiliser.

2 – L’affichage ou la visualisation :

Lorsque vous êtes dans un répertoire ou sous-répertoire (= dossier et sous-dossier), vous avez en haut de l’écran « affichage », cliquez dessus, souvent vous êtes sur un affichage en « grandes icônes », c’est ce qu’il y a de plus esthétique, mais pas des plus pratiques.

Testez l’affichage en « détail » cela vous donnera plus d’information :

-          Le nom du fichier, le type de fichier, sa date de création et de modification, sa taille.

En cliquant en haut de chaque colonne, vous pourrez les classer par ordre croissant ou décroissant, et ainsi trouver plus facilement un document recherché, voir les différentes versions d’un  document évolutif; profitez-en pour supprimer les documents anciens et devenus inutiles.

3 – Le nommage des fichiers :

Pour bien nommer vos fichiers, voici quelques règles à respecter :

-          Utiliser exclusivement les minuscules

-          Choisir des noms assez courts (éviter les phrases)

-          Eviter les espaces entre les mots, utilisez plutôt des – ou des _ comme séparateurs

-          Pas de caractères spéciaux

-          Pas d’accentuation

-          Pas de mots vides (le, la, les, de…)

-          Ajouter en fin de nom des numéros de version si plusieurs versions sont conservées (exemples : .xxxxx_v1 ou xxxxx_prov ou xxxxx_def)

-          Ajouter une date si c’est pertinent, dans ce cas, choisir de préférence la notation anglo-saxonne : AAAAMMJJ, plus facile à trier.

4 – Sauvegarde de vos dossiers :

Il est prudent d’effectuer une sauvegarde de vos dossiers (au moins les plus importants), sur un support externe, clé USB, disque CD ou disque externe, et de la réactualiser régulièrement.

Ainsi en cas de problème sur le disque vous aurez toujours une copie récente de vos fichiers.

Les clés USB sont aujourd’hui de grande capacité et donc bien suffisantes et commodes pour les sauvegardes et la copie sur clé prend très peu de temps (1 mn environ).

Utilisez une clé pour faire vos sauvegardes, à réserver uniquement à cet effet et à conserver en lieu sûr.

Vous pouvez également sauvegarder « en ligne » vos dossiers (sur le CLOUD) via Google Drive par exemple (fera l’objet d’une prochaine fiche).

Avantages : plus besoin de clé USB, et vos fichiers sont disponibles de n’importe quel pc.